OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w Zakładzie Gospodarki Komunalnej Gminy Szczerców.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Szczerców(dalej jako „Administrator” lub „ZGK”). Dane kontaktowe Administratora:
- adres: ul. Tenusa 28, 97-420 Szczerców
- telefon: (44) 631 84 77
- e-mail:zgk@szczerców.org
Inspektor Ochrony Danych
Zadania Inspektora Ochrony Danych realizuje Pan Robert Stańczyk, z którym można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej:kontakt@odoonline.pl
Przetwarzanie danych osobowych klientów ZGK
Dane osobowe klientów ZGK przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit.c) i lit. e) RODO –przetwarzanie jest obowiązkiem prawnym Administratora lub wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym w ramach wykonywanych usług w zakresie zaspokajania zbiorowych potrzeb ludności, w szczególności usług wodno-kanalizacyjnych, komunalnych i rozliczeniowych lub egzekucji ew. roszczeń.Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników ZGK
W ramach wykonywania ustawowych obowiązków Administrator przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i lit.c) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem i wykonywaniem umowy o pracę, na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy ZGK – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Przetwarzanie danych osobowych kontrahentów ZGK
ZGK przetwarza dane osobowe kontrahentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują z Administratorem na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez ZGK danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników, reprezentantów lub współpracowników strony umowy podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO–przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania w interesie publicznym. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora na potrzebę realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe zobowiązują Administratora do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach utrzymania korespondencji (komunikacji elektronicznej)
Dane osobowe przekazane Administratorowi w ramach utrzymania korespondencji (komunikacji elektronicznej) przetwarzane mogą być na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody osoby, której dane dotyczą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; zapisów umownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub na podstawie interesu publicznego np. w ramach egzekucji roszczeń w myśl art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach dostępu do informacji publicznej
ZGK przetwarza dane osób (np. imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres tradycyjny do korespondencji) wnioskujących o dostęp do informacji publicznej w ramach obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na wniosek lub wydania decyzji o odmowie udzielenia odpowiedzi na wniosek w trybie administracyjnym.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego
Administrator stosuje monitoring wizyjny w ramach zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia ZGK, w ramach którego rejestruje obraz z kamer zainstalowanych na zarządzanych obiektach. Teren monitorowany jest oznaczony, a zapis z kamer jest usuwany w okresie niewykraczającym poza ramy określone w przepisach prawa. Przetwarzanie danych osobowych (wizerunku) jest niezbędne dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.
Obowiązek podania danych
W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. Należy zaznaczyć, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W przypadku umów, podanie danych może okazać się konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości realizacji usług, brak możliwości zatrudnienia, brak możliwości realizacji praw osób, brak możliwości wydania decyzji itd.
Odbiorcy danych osobowych
ZGK udostępni dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że Administrator może też powierzać przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców, świadczących usługi wspomagające w zakresie infrastruktury technicznej (systemy informatyczne lokalne i w chmurze obliczeniowej), usług pocztowych (kanał tradycyjny – papierowy i hosting poczty elektronicznej), bankowości elektronicznej, wykonawcom usług realizowanych w ramach zaspokajania zbiorowych potrzeb ludności i in. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
Okres przetwarzania danych osobowych
W zależności od podstawy prawnej przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący Administratora do przechowywania danych w związku z odpowiednim przepisem prawa, z zachowaniem okresu retencji określonego w przepisach o archiwizacji.
Prawa osób, których dane dotyczą
Każdemu przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).